Tablet przedstawiciela handlowego – zamówienia, oferty i należności prosto z terenu

Po co handlowcowi tablet, skoro ma telefon i notes?

Bo zamówienie spisane na kartce trafia do programu handlowego wieczorem, często z błędem w symbolu lub cenie, a o tym, że klient nie zapłacił trzech poprzednich faktur, handlowiec dowiaduje się od księgowej następnego dnia. Tablet przedstawiciela w Super Kolektorze przenosi te trzy informacje – należności, ceny i stan zamówienia – do kieszeni handlowca w momencie, gdy stoi u klienta.

Tylko moi klienci, z semaforem płatności

Po zalogowaniu handlowiec widzi listę swoich kontrahentów – tych, którym w kartotece Subiekta lub Optimy jest przypisany jako opiekun handlowy. Każdy klient ma kolorowy znacznik:

• zielony – brak należności,
• pomarańczowy – należności w terminie (z kwotą i liczbą dokumentów, ostrzeżenie o przekroczonym limicie kredytowym),
• czerwony – przeterminowane: kwota, liczba faktur, najstarsze zaległe dni.

Karta klienta pokazuje na żywo listę otwartych dokumentów z terminami, historię zamówień z tabletu, telefony z kartoteki (dotknięcie dzwoni) i dwa przyciski: Nowe zamówienie oraz Nowa oferta. Serwer może ostrzegać przy przeterminowanych płatnościach albo wręcz blokować zamówienie – z tolerancją w dniach, którą ustawia właściciel.

Zamówienie ZK z ceną klienta i rabatem do limitu

Pozycje dodaje się skanem kodu kreskowego (kamerą tabletu) albo z wyszukiwarki. Cena podpowiada się z poziomu cen przypisanego kontrahentowi – w Subiekcie GT z pola „Cena” w kartotece, w Optimie z ceny domyślnej; bez poziomu – detaliczna. Handlowiec może dać rabat albo wpisać cenę ręcznie, ale tylko w granicach ustawionych na serwerze (maksymalny rabat, cena nie niższa niż zakupu). Opcjonalnie widzi dostępność towaru („jest / mało / brak”) bez ujawniania dokładnych stanów.

Po wysłaniu serwer zapisuje ZK w programie handlowym i – jeśli włączone – wysyła klientowi potwierdzenie zamówienia PDF na e-mail z kartoteki (lub wpisany na tablecie). Pozycje, których brakuje na magazynie, jednym dotknięciem stają się zamówieniem do dostawcy ZD – dostawca podpowiada się z kartoteki towaru.

Oferty handlowe PDF ze zdjęciami – z tabletu na e-mail klienta

Oferta to osobny typ dokumentu. Handlowiec wybiera pozycje, ilości, ceny i rabaty, termin płatności oraz ważność oferty, dopisuje wstęp i warunki dostawy. Serwer składa z tego profesjonalny PDF w szablonie firmy: logo, dane handlowca, przy każdej pozycji opis i zdjęcie – pobrane z karty towaru w Subiekcie / Optimie albo z katalogu na serwerze. Opisy i zdjęcia nie są kopiowane na tablet, więc działa to także przy tysiącach towarów.

Oferty numerowane są inicjałami handlowca (np. OF/MD/2026/0012), wysyłane e-mailem z serwera i widoczne w jego panelu ze statusem. Gdy klient zaakceptuje, jedno dotknięcie zamienia ofertę w zamówienie ZK – bez ponownego wpisywania pozycji.

Plan wizyt i trasa dnia

Szef układa plan wizyt na serwerze (klient, dzień, godzina, cel) albo handlowiec sam dodaje je na tablecie. Na tablecie lista na dziś: Rozpocznij zapisuje czas i pozycję GPS, Zakończ – wynik (zamówienie, oferta, bez zamówienia) i notatkę; zamówienie zrobione u klienta oznacza wizytę automatycznie. Jedno dotknięcie otwiera nawigację do adresu z kartoteki. Na serwerze raport: ile wizyt zaplanowano, ile wykonano, z jakim wynikiem – do eksportu do Excela.

Gdy handlowiec jest w firmie, układa swój tydzień w przeglądarce – planer www na serwerze, logowanie jak na tablecie. A nowego klienta zakłada po NIP: serwer pobiera nazwę i adres z GUS lub Wykazu podatników VAT i tworzy kontrahenta w Subiekcie GT albo Optimie – bez przepisywania danych.

Przypomnienie o płatności jednym przyciskiem

Gdy klient ma dokumenty po terminie, na jego karcie pojawia się przycisk Przypomnienie o płatności. Serwer wysyła e-mail z tabelą zaległych faktur (numer, termin, pozostało, dni po terminie), sumą, danymi firmy i podpisem handlowca; kopia trafia do biura. Każde wysłanie jest zapisane – wiadomo kto, komu i kiedy przypominał.

Kto dzwoni?

Numery telefonów z kartoteki kontrahenta (firma i osoby kontaktowe) trafiają na tablet. Gdy dzwoni klient, na ekranie pojawia się jego nazwa, stan należności i przycisk do karty – jeszcze przed odebraniem. Działa też w drugą stronę: po numerze można znaleźć klienta w wyszukiwarce.

Czego na tablecie przedstawiciela nie ma

Funkcji magazynowych: PZ, WZ, MM, inwentaryzacji, lokalizacji. Handlowiec nie zmienia stanów ani nie widzi cen zakupu. To celowe – mniej przycisków, mniej pomyłek, a licencja na moduł jest tańsza niż pełny kolektor magazynowy.

Jak to działa technicznie

• Serwer Super Kolektora na komputerze z Subiektem / Optimą czyta należności, limity kredytowe, rabaty, opiekunów, poziomy cen i telefony bezpośrednio z bazy programu handlowego.
• Tablet z Androidem (sprawdzone na 9,7", ale działa też na telefonie) synchronizuje kartoteki i pracuje offline; zamówienia i oferty wysyła, gdy ma internet.
• Poza siecią firmy łączy się przez Serwer pośredniczący (relay na zwykłym hostingu www) – bez VPN i otwierania portów.
• Rola urządzenia (magazyn / przedstawiciel) ustalana jest przy dodawaniu tabletu na serwerze; limity rabatów, ostrzeżenia o płatnościach i e-maile konfiguruje właściciel w ustawieniach serwera.

Najczęstsze pytania