Import faktur z KSeF do Comarch ERP Optima – Praca Rozproszona czy JPK_V7M?

Skąd wziąć faktury: API KSeF 2.0, nie Aplikacja Podatnika

Aplikacja Podatnika pozwala podejrzeć i pobrać faktury pojedynczo – przy kilkudziesięciu dokumentach miesięcznie to już praca na godziny. Program księgowy albo oddzielne narzędzie powinno łączyć się z API KSeF 2.0: otwiera sesję (tokenem albo certyfikatem kwalifikowanym), pyta o metadane faktur w zakresie dat i kierunku (zakup / sprzedaż), a potem pobiera XML FA(3) – pojedynczo albo paczką, gdy faktur jest dużo. Z XML-a wynika wszystko, co potrzebne do zaksięgowania: sprzedawca, numer, daty, pozycje, stawki i kwoty VAT, termin i rachunek do zapłaty.

Ścieżka 1: Praca Rozproszona (plik IMPORT_RRRR-MM-DD.xml)

Praca Rozproszona to mechanizm wymiany dokumentów między bazami Optimy (format OPT021). Plik importu zawiera nagłówki dokumentów handlowych i rejestrów VAT wraz z kontrahentami, więc po imporcie faktura zakupu pojawia się jako pełny dokument: z kontrahentem (założonym, jeśli go nie było), pozycjami rejestru VAT, kategorią i terminem płatności. To najpełniejsza ścieżka – i najbardziej wymagająca co do zgodności pliku z wersją Optimy i identyfikatorem bazy docelowej (BAZA_ZRD_ID).

Na co uważać: niepoprawny plik potrafi zostać zaimportowany częściowo – dokument trafia do rejestru VAT bez powiązania z nagłówkiem handlowym i „znika” z widoków. Dlatego po pierwszych importach warto porównać listę faktur w rejestrze VAT z listą z KSeF.

Ścieżka 2: JPK_V7M → „Import do rejestru VAT”

Optima potrafi wczytać plik JPK_V7M do rejestru VAT („JPK → Import do rej. VAT”). Jeśli narzędzie zbuduje z faktur z KSeF poprawny JPK_V7M (osobno zakup, osobno sprzedaż), import jest prosty, przewidywalny i niezależny od szczegółów schematu dokumentów handlowych. Ścieżka sprawdza się szczególnie w biurach rachunkowych, które księgują VAT, a nie prowadzą gospodarki magazynowej klienta – i tam, gdzie import Pracy Rozproszonej zawodził.

Ograniczenie: JPK_V7M przenosi dane rejestru VAT, nie pozycje towarowe – dokument handlowy ze stanem magazynowym z niego nie powstanie.

Co wybrać

• Firma z własną Optimą i magazynem – Praca Rozproszona, bo daje pełny dokument i kontrahenta.
• Biuro rachunkowe, wielu klientów – JPK_V7M: jeden plik zakupu i jeden sprzedaży na okres, wysłane e-mailem albo wrzucone do bazy klienta.
• Oba naraz – narzędzie powinno oznaczać, które faktury już wyeksportowano, żeby nic nie trafiło do rejestru dwa razy.

Jak robi to WebArm KSeF Panel

WebArm KSeF Panel loguje się do KSeF 2.0 tokenem lub certyfikatem (plik, karta, SimplySign), pobiera faktury do lokalnej bazy (tylko nowe od ostatniego pobrania), a następnie eksportuje zaznaczone do pliku Pracy Rozproszonej albo JPK_V7M – stawki VAT i kontrahentów dopasowuje do bazy SQL Optimy (tylko odczyt). Dodatkowo generuje PDF z kodem QR, paczkę przelewów do banku i wysyła faktury sprzedaży z Optimy do KSeF. Demo działa 14 dni bez klucza.