KSeF w biurze rachunkowym – jak obsłużyć wielu klientów jednym programem

Krok 1: uprawnienia zamiast plików

W KSeF klient (podatnik) nadaje biuru – jako podmiotowi o własnym NIP-ie – uprawnienie do odczytu faktur, a w razie potrzeby również do wystawiania. Od tej chwili biuro loguje się do KSeF własnym certyfikatem kwalifikowanym lub tokenem i działa „w kontekście” klienta: widzi i pobiera jego faktury zakupu oraz sprzedaży. Nikt nie wysyła PDF-ów mailem, nikt nie zapomina o fakturze.

Alternatywa dla mniejszych klientów: klient generuje w Aplikacji Podatnika token KSeF i przekazuje go biuru – program loguje się tym tokenem bezpośrednio w kontekście klienta.

Krok 2: jeden program, lista podmiotów

Narzędzie biura powinno trzymać listę podmiotów: NIP, pełną nazwę, adres, kod urzędu skarbowego, identyfikator bazy Optimy klienta (BAZA_ZRD_ID) i – gdy klient ma oddziały – identyfikatory jednostek wewnętrznych (NIP-IDWew). Przełączenie podmiotu zmienia kontekst logowania do KSeF i katalog eksportu, a pamięć pobrań (jaki zakres dat już pobrano) jest osobna dla każdego klienta.

Krok 3: logowanie certyfikatem kwalifikowanym

Biura najczęściej używają certyfikatów Certum: na karcie / tokenie USB albo w chmurze (SimplySign). Program nie potrzebuje do tego pliku z kluczem – podpisuje żądanie uwierzytelnienia przez magazyn certyfikatów Windows, więc karta zostaje w czytniku, a klucz nigdy nie opuszcza nośnika. Dla certyfikatu w pliku (.pfx/.p12) wystarczy ścieżka i hasło.

Krok 4: pobranie i import do Optimy

Dla biura najwygodniejszą ścieżką jest zwykle JPK_V7M: dwa pliki na okres (zakup i sprzedaż) wczytywane w Optimie przez „JPK → Import do rejestru VAT” do bazy danego klienta. Gdy biuro prowadzi klientowi pełną gospodarkę magazynową, lepszy jest plik Pracy Rozproszonej – pełny dokument handlowy z kontrahentem. Porównanie obu ścieżek: Import faktur z KSeF do Optimy.

Praktyczny szczegół: pliki JPK można wysyłać z programu e-mailem na adres biura (SMTP), więc pobranie może robić pracownik przy komputerze z certyfikatem, a księgowanie – inna osoba.

Krok 5: PDF i przelewy dla klienta

Klient często chce „zobaczyć fakturę” – czytelny PDF z kodem QR do weryfikacji w KSeF załatwia sprawę. Z faktur zakupu z terminem płatności program może też zbudować paczkę przelewów do banku klienta (np. koszyk przelewów mBank Elixir-0) – usługa, którą biuro może dołożyć do oferty.

Jak robi to WebArm KSeF Panel

WebArm KSeF Panel ma zakładkę Podmioty z przełącznikiem aktywnego klienta, logowanie tokenem lub certyfikatem (plik, karta, SimplySign), lokalną bazę faktur z osobną pamięcią pobrań, eksport do JPK_V7M i Pracy Rozproszonej, wysyłkę JPK e-mailem, PDF z QR i paczki przelewów. Licencja biura określa maksymalną liczbę podmiotów; demo działa 14 dni bez klucza.